ENSAYO: GERENTE DE PROYECTOS, GERENTE DE GERENTES 
O DIRECTOR DE LA ORQUESTA

¿Qué elemento será el más difícil de planear y administrar en un proyecto para un gerente de proyectos?

Un proyecto está delimitado en un tiempo, acareará costos en gran o menor medida dependiendo de la ambición del alcance que se quiera lograr y para lograrlo todo deberá actuar de forma conjunta e integral.

Una gran estrategia es para lograrlo creo yo es dar un paso a la vez, logra pequeñas grandes victorias. Cuando se busca un objetivo se suele descuidar por parte de un gerente la parte humana y creo que ese es un gran error del que el que sea tome el papel de director de la orquesta por lo siguiente:

“Ser un buen gerente de proyectos “Dependerá mucho de nosotros. Vivir con los demás es un arte que puede aprenderse no sólo para caer bien, sino porque la integración social es un factor clave del bienestar emocional. Las habilidades sociales son una serie de conductas y gestos que expresan sentimientos, actitudes, deseos y derechos del individuo, siempre de una manera adecuada y de modo que resuelven satisfactoriamente los problemas con los demás. Si cultivamos y dominamos estas habilidades podremos conseguir satisfacciones en el ámbito familiar, de las amistades y laboral, relacionándonos cómodamente con nuestros jefes, compañeros, empleados, proveedores y saber cómo convencer de nuestras posturas o planteamientos” (Figuerola, 2010).

Un gerente de proyecto es simplemente el mejor líder no un amo y dueño como suele pensarlo y tratar de demostrarlo generalmente. Todo lo que ese rol implica (negociador, comunicador, ser competente) en todas las fases de ejecución de un proyecto en pro de hacer rendir el tiempo, de maximizar la eficiencia, de minimizar costos y riesgos si sacrificar calidad, entender que lo que se hace parte de un todo u generalmente no se trabaja aisladamente y consideramos lo más importante gestionar la delimitación clara y el cumplimiento del alcance.

Antes de iniciar a ejecutar un proyecto todo debe estar planeado. De ello depende en gran parte el logro de objetivos y el cumplimiento de las expectativas.

Para planear se debe saber hacer y, saber que se requiere y se va a hacer por lo que es necesario definir claramente el alcance del proyecto. Se debe definir únicamente Todo lo que se requiere para lograr el objetivo como conjunto. Se necesita siempre definir características, funciones, trabajo necesario para entregar elaborar producir.

El primer paso para definir el alcance es reunir los requisitos que básicamente es dejar documentado los requisitos; esta actividad afecta directamente la definición de costos, el establecimiento del cronograma y entre mejor se haga la calidad se vería afectada proporcionalmente. Los requisitos están conformados de expectativas, entradas, procesos y salidas, herramientas y técnicas necesarias. Para recopilar los requisitos suele aplicarse técnicas de recolección de información como entrevistas, cuestionarios, reuniones grupales, observación directa y la que creo para mi es casi siempre la más efectiva pero no siempre es posible por factores técnicos o de costos que es elaborar prototipos.

Una vez delimitado el alcance al final debe verificarse con un equipo multidisciplinar si realmente nada realmente trascendente se escapa y una vez se está seguro se procede a controlar el alcance en fase de ejecución. El control del alcance se limita a verificar que se ejecute lo planeado y en caso de no hacerlo se debe tomar con urgencia las acciones correctivas o mejor aún preventivas para no desviarse del camino y cumplir con las mediciones mínimas esperadas.

Para hacer “Rendir “el tiempo deben entender el señor gerente por obligación y los demás por consecuencia directa que el tiempo de un proyecto es escaso, equitativo desde el inicio a su fin para todos, indispensable, imparable, inmodificable, no se presta, regala mucho menos se devuelve y solo se puede aprovechar una vez y es acá y ahora simplemente se limita a ser. Del éxito de la planeación depende que la programación propuesta dentro del tiempo programado sin demoras ni retrasos al final de cada actividad y como resultado de conjunto.

Habiendo entendido lo anterior debe procurarse definir las actividades que se convertirán en metas cortas a ejecutar durante el proyecto una o más veces; pensarlas en un paso a la vez. Las actividades dependen del alcance por lo que las actividades son escalones secuenciales encadenados que dependen unas de otras para llegar a la cima, y llegar a la cima requiere un costo por lo que necesariamente dar un paso equivale a un pequeño costo asociado que no se puede pasar por alto.

Para llevar el control del tiempo se requiere establecer un cronograma que defina claramente el nombre de la actividad, responsable, fechas de delimitación y duración máxima. Como todo siempre hay cabida a retrasos y en esos casos el director de la orquesta debe preguntarse ¿Qué pasa si…?

Así como el tiempo requiere ser planificado andes de ser ejecutado también lo son los costos por lo cual también deben ser gestionados. En La gestión de costos el gerente debe destacar dos actividades que son presupuestar bien y controlar. Presupuesta bien implica un nivel de exactitud extremo, entre más grande sea el proyecto más dispendioso, tiempo y personas se deberá involucrar. Para cada actividad a ejecutar se debe estimar un costo que se calcula en base a cantidades y unidades medibles y los cuales deben ser llevados directamente a la contabilidad del proyecto. Una vez realizado el presupuesto (que directamente y casi siempre un costo implica dinero) por precaución el gerente debe destinar una cantidad prudente y considerable para contingencias que siempre esteran latentes y serán bajas en la medida que se controlen los riesgos.

El presupuesto se realiza una sola vez y antes de iniciar el proyecto, puede ajustarse en la medida de la ejecución y sobre la marcha tomar decisiones para lo cual se hace el control de costos. Cuando se hacen los costos estos deben agruparse por centros o códigos únicos a los cuales se va cargando la cantidad ejecutada y entre más detallado se fue al presupuestar más fácil será realizar el control , el cual generalmente se realiza verificando la diferencia entre lo planeado y lo ejecutado contrastado con el porcentaje de avance general; en relación con lo anterior debe establecerse el nivel aceptable de variación entre lo planeado y lo ejecuta con el fin de establecer que acciones deben tomarse como medidas de emergencia para asegurar el cumplimiento destacando que realizar una disminución de costos debe procurar no disminuir la calidad del resultado final.

Como lo dice el encabezado el gerente de gerentes tiene que poder integrar a todas las cabezas visibles hacia un solo camino y para realizar esto debe unificar todos los procesos enredar los hilos para construir un solo lazo. El gerente debe ser capaz de analizar y comprender el alcance con el fin de que establezca la dirección del camino de todos. Establecer mediante su visión y liderazgo entregables cortos, independientes y medibles que aporten valor por si solos de manera periódica con el fin de poder hacer seguimientos en intervalos prudentes. Debe establecer los puntos clave en los que el avance de la ejecución sea claramente visibles y medibles, y antes de eso ser claramente establecido el punto de inicio de planeación, el punto de inicio de ejecución, los puntos y fechas de control, llevar un control de cambios riguroso, no perder la trazabilidad de las actividades y la supervisión en ningún momento y así como tiene claro el inicio también tiene más claro cuál es el momento de finalización del proyecto. Finalizar es un momento clave ya que en este instante se supone que sí la unión de esfuerzos se hizo bien  y el seguimiento fue oportuno y se superaron los contratiempos debe estar por consecuencia  todas las actividades ejecutadas a satisfacción, el presupuesto de costos fue ejecutado sin variaciones importantes que fueron ajustadas mediante la marcha de tal forma que al entregar en las manos de gerente general o patrocinador económico del proyecto el producto o servicio elaborados concluyan con éxito y cumplan las expectativas trazadas desde el inicio.

Habiendo dicho todo lo anterior es fácil para el gerente sentirse estresado en la carrera contra el tiempo, reducir los costos intentando pagar mano de obra calificada lo más barato e injusto que se aguanten es una fácil solución, no tener en cuenta a los demás y juntar todo de la manera que se crea la mejor de forma soberbia no es una decisión inteligente.

Para lograr todo lo anterior que se requiere, cumplir al patrocinador, capitalista como se le quiera llamar se necesita principalmente gente y cuidar a esa gente, a nuestro colaborador, aunque obviamente generalmente son subalternos verlos como iguales estará muy bien.

Lo más difícil de gerencia son las personas que son impredecibles, variables y sensibles a cualquier aptitud hostil, injusta arrogante. Tener a las personas contentas las mantendrá activas, creativas en busca de soluciones eficientes desde el principio, comprometidas con sus objetivos y alineadas con los suyos, con autoestima alto consigo mismo y su entorno, cualidades que desde su buena disposición para liderar lograran hacer casi cualquier cosa realidad, los hará desear tocar la mejor melodía que usted pueda componer.